TÜV Rheinland kiest Repstor Custodian for Legal van Transform Data voor dossier management en triage

TÜV Rheinland, één van de meest toonaangevende leveranciers van technische diensten voor kwaliteit en veiligheid wereldwijd, heeft Repstor Custodian for Legal™  van Transform Data International gekozen, als nieuwe oplossing voor contract- en dossierbeheer.

De Duitse service-specialist op het gebied van normen en naleving, beter bekend als ‘TÜV’, wilde zijn legacy, on-premise documentmanagementsysteem vervangen door een moderne oplossing die minder administratieve aandacht vereist en die betere inzichten en rapportagemogelijkheden biedt voor de meer dan 50.000 zaken die de organisatie behandelt elk jaar.

Voortbouwend op hun bestaande SharePoint-omgeving als bedrijfsstandaard, wilde TÜV dezelfde voordelen uitbreiden naar de juridische functie voor dossierbeheer en de manier verbeteren waarop verzoeken worden ingediend bij de afdeling.

De 5 kerneigenschappen die werden vereist voor een nieuwe oplossing waren:

• Dat het de dossier-inname moet ondersteunen en dat zakelijke gebruikers eenvoudig hulp van de juridische afdeling kunnen vragen. Door het invullen van gebruiksvriendelijke formulieren die de details naar voren brengen, wordt er zo voorkomen dat ze erachteraan moeten gaan in de toekomst;
• Dat ingediende verzoeken automatisch naar de juiste persoon binnen de juridische afdeling worden doorgestuurd om de administratieve belasting van juridische professionals te minimaliseren;
• Dat verzoeken worden gemonitord en de relevante personen automatisch op de hoogte worden gebracht wanneer ingestelde responstijden bijna bereikt zijn;
• Dat de details van een dossier, inclusief de actuele status, vereiste reactietijden, verzoekende afdeling binnen het bedrijf, enz. kunnen worden geïdentificeerd en geanalyseerd als onderdeel van een gedetailleerde KPI-rapportage;
• Dat alle informatie primair toegankelijk is vanuit Outlook, terwijl het standaard, conform opslaan van documenten en bijbehorende e-mailcorrespondentie binnen een dossier wordt ondersteunt.

TÜV Rheinland bekeek een aantal oplossingen maar concludeerde dat alleen Custodian for Legal het volledige lifecycle management van dossiers bood binnen de vertrouwde Outlook-interface, en dat het de gedetailleerde triage- en rapportagemogelijkheden bevat die gewenst waren.

Jörn Trögel, hoofd Corporate Legal bij TÜV, over de keuze van de Custodian for Legal-oplossing van Transform Data: “We hebben genoten van een nauwe samenwerking met het Transform Data-team, wat we zeer op prijs stelden omdat we ervan bewust waren dat een kant-en klaar product niet aan onze vereisten zou voldoen. Transform Data’s combinatie van diepgaande technische ervaring en kennis van hoe juridische afdelingen werken, heeft ons geholpen de ideale oplossing te bedenken.”

Rob Kubben, managing partner bij Transform Data, voegt toe: “We zijn trots om TÜV te verwelkomen in ons klantenbestand en zijn blij te zien dat TÜV gebruik maakt van de brede set aan functionaliteiten die Custodian for Legal te bieden heeft, zoals smart matter triage. We kijken ernaar uit om voortgang te maken met de implementatie en de go-live. “