Enexis kiest Custodian for Legal™ van Transform Data voor kennis- en dossier management

Enexis Netbeheer heeft Repstor Custodian for Legal van Transform Data International gekozen, als nieuwe oplossing voor kennis- en dossierbeheer.

De Nederlandse netbeheerder was op zoek naar een gebruikersvriendelijk dossiersysteem om de complete dossiervorming van de juridische afdeling te vereenvoudigen. Voor de gebruikers was het van groot belang om een compleet dossier te kunnen vormen waarbij zowel de communicatie, taken en de documenten in de juiste context worden getoond. Vanuit een managementperspectief was het voorhanden hebben van dashboards, gebaseerd op actuele en accurate data van groot belang zodat er snel de goede beslissingen genomen kunnen worden.

Net als bij veel andere organisaties, werd de gepresenteerde oplossing als zeer positief ervaren omdat gebruikers al bekend zijn met de Microsoft 365 en SharePoint omgeving, die door Enexis al jaren als basis platform gebruikt wordt. Dit gecombineerd met de uitgebreide Outlook integratie zorgt ervoor dat gebruikers zich snel herkennen in de manier van werken. Een bijkomend technisch voordeel is natuurlijk dat Microsoft 365 goed bestand is tegen calamiteiten en gebruikers dus altijd en overal bij hun belangrijke bestanden kunnen, zelfs zonder actieve internetverbinding.

 

Enkele vereisten waar het vervangende systeem aan moesten voldoen waren:

• Alle informatie dient primair toegankelijk te zijn vanuit Outlook en Microsoft 365.
  Voor het creëren, bewerken en het bekijken van documenten, en zodat alle informatie (communicatie en documenten) van één dossier op één plaats te vinden is;
• Alle data worden opgeslagen in Europese datacentra;
• De gebruiker wordt automatisch herkend door het systeem wanneer er op een toestel van de organisatie wordt ingelogd en kan vanuit waar dan ook worden gebruikt;
• Alle wijzigingen in documenten en dossiers worden geregistreerd, zodat je het verloop van een document of dossier kunt volgen en met de mogelijkheid om terug te keren naar voorgaande versies van een document;
• E-mailcommunicatie dient eenvoudig te kunnen worden opgeslagen, en waar mogelijk dient dit zelfs automatisch te gebeuren;
• Mogelijkheden om documentversies in te zien, of versies en documenten met elkaar of andere documenten te vergelijken;
• Direct Office-documenten naar PDF te converteren.

 

Ondanks initiële weerstand om met een nieuw systeem te werken, zijn de eindgebruikers nu zeer enthousiast. Jerry Heijstee, Proces Specialist bij Enexis: “Custodian is een goede ondersteuning van hun dagelijks werk. Het systeem draagt bij aan het doel om efficiënter en effectiever te werken.”

Daniel Frins, Sr. Consultant LegalTech & Matter Management bij Transform Data vult aan: “Fantastisch om te zien hoe we met Custodian for Legal niet alleen gebruikers kunnen helpen met hun dagelijkse werkzaamheden, maar ook het managementteam inzicht kunnen geven door stuurinformatie te genereren in overzichtelijke rapportages”.

 

 

Over Enexis Netbeheer

Enexis Netbeheer is één van de 7 regionale netbeheerders in Nederland. De belangrijkste taak van een netbeheerder is het aanleggen en onderhouden van het energienet in Nederland. Bovendien zorgt een netbeheerder voor het transport van energie:
we vervoeren energie van de elektriciteitscentrale of het gasstation naar uw woning of uw bedrijf.

Enexis Netbeheer brengt energie waar mensen licht en warmte nodig hebben. Via een grotendeels onzichtbaar netwerk voorzien we ruim 3 miljoen huishoudens en bedrijven in Nederland van elektriciteit en gas. Met state-of-the-art dienstverlening en -netwerken leveren we veilig, altijd, overal en betaalbaar en zijn we voorbereid op duurzaam en flexibel tweerichtingsverkeer.

Met onze ruim 4.300 gedreven medewerkers werken we elke dag weer aan de stabiliteit en betrouwbaarheid van onze netten en de toekomst van onze energie. Zo stimuleren, coördineren, faciliteren en financieren we initiatieven en zetten onze kennis, kunde en kracht in om de energietransitie vaart te geven. Samen maken we een duurzame energievoorziening mogelijk.

Al meer dan 100 jaar bewegen wij ons midden in de samenleving waar we zorgen voor een betrouwbare energievoorziening en leveren we diensten waarmee we het leven van mensen prettiger en makkelijker maken. Door onze kennis, expertise en energie op alle mogelijke manieren in te zetten geven wij vaart aan de energietransitie. Een maatschappelijke rol die we ook in tijden van snelle verandering blijven waarmaken. Nu en in de toekomst.