Custodian for Legal
Custodian for Legal voor advocatenkantoren
Beheer interne filing structuren, documenten en emails vanuit Outlook. Verbind aanvullende bronnen, zoals deal rooms of kennisarchieven, met Outlook en profiteer van functionaliteiten zoals offline toegang, een centrale zoek interface voor alle bronnen en verplaats eenvoudig documenten van de ene locatie naar een andere via drag-and-drop. Verscheidene bronnen kunnen in Custodian for Legal worden geïntegreerd, zoals SharePoint, SharePoint Online (Microsoft 365), HighQ, iManage Work, etc, of vergelijkbare systemen.
Verbeter efficiëntie en compliance door een software supported filing systeem te gebruiken. Analyseer data die door alle gebruikers gefiled wordt in het systeem, en match inkomende communicatie in de vorm van emails en bijlagen met de beschikbare content. Eindgebruikers ontvangen suggesties voor de juiste locatie, of kunnen het filen op de juiste locatie zelfs volledig automatiseren.
Deze oplossing gaat verder dan traditionele matter management door gebruik te maken van SharePoint/O365 functies zoals taken, status rapportages, news feeds, timelines, instant messaging en OneNote. Advocatenkantoren automatiseren hun dossierbehandeling (taken, mijlpalen, document templates, etc) voor zowel eenvoudige als complexe zaken door een matter template te ontwikkelen. Advocaten houden eenvoudig het overzicht op hun praktijk vanuit Outlook, terwijl managers vanuit dezelfde omgeving kunnen rapporteren op voortgang, declarabiliteit, risico’s en andere essentiële KPI’s door middel van intuïtieve BI dashboards.
Profiteer van de functionaliteit van SharePoint Online en Microsoft Teams en deel specifieke en uiteraard zeer goed beveiligde omgevingen met externe gebruikers, of andere kantoren. Juridische professionals gebruiken deze functionaliteit voornamelijk als een deal room voor transacties, of om hun service richting cliënten te maximaliseren door een veilige en toegankelijke client portal beschikbaar te stellen. Client Portals kunnen worden gebruikt om verscheidene zaken met cliënten te delen zoals documenten, nieuws, status updates en Q&A’s, of bieden volledige self-service Expert systems die gangbare juridische taken kunnen automatiseren, zoals het genereren van een NDA of risico assessment.
Creëer nieuwe documenten gebaseerd op templates, integreer externe data, voeg de huisstijl van de organisatie toe en pas consistent best practices toe op elk document dat wordt gegenereerd.
Automatiseer het volledige kennismanagement proces en faciliteer het indienen, evalueren en publiceren van documenten door kennismanagers. Custodian for Legal gebruikers profiteren van de krachtige zoekfunctionaliteit van SharePoint en Qwickr om documenten, artikelen en/of subject matter experts snel te vinden en gebruiken, en persoonlijke searches op te slaan om zo snel zelf samengestelde data-sets te kunnen oproepen.
Custodian for Legal voor Juridische Afdelingen
Juridische afdelingen implementeren een volledige dossier beheer oplossing die op de (bestaande) SharePoint/Microsoft 365 infrastructuur leunt, zonder noodzaak voor aanvullende hardware of een complex IT project. Juridische dienstverleners beheren hun zaken, statussen updates, documenten en emails vanuit Outlook, en de general counsel heeft altijd de meest recente informatie tot zijn beschikking.
Automatiseer de manier waarop verschillende afdelingen communiceren met de juridische afdeling, indien nodig met een vooraf vastgesteld triage proces. Elk verzoek bevat alle benodigde informatie en komt bij de juiste persoon binnen de juridische afdeling terecht. Dit resulteert erin dat juridische professionals onmiddellijk aan de inhoudelijke behandeling toekomen, en geen tijd verliezen doordat relevante informatie eerst moet worden verzameld of aanvragen aan anderen moeten worden toegewezen. Volledige automatisering van aanvragen zorgt tevens voor data waarop gerapporteerd kan worden, zoals reactie- of oplostijden.
Grotere organisaties moeten regelmatig diverse juridische entiteiten beheren met elk een eigen structuur en specifieke corporate documenten, rapportage behoeften, aandeelhouders, etc. Juridische afdelingen kunnen deze entiteiten beheren in een beveiligde en gestructureerde omgeving die kan worden aangepast aan de behoeften van de organisatie. Hierbij kan worden gedacht aan bijvoorbeeld reminder functionaliteit voor contractverlenging en het bepalen wanneer informatie formeel moet worden vastgelegd.
Eenvoudige manieren om alle afgehandelde documenten binnen een organisatie te verzamelen zijn bijvoorbeeld het uploaden van getekende contracten door gebruikers binnen de Outlook omgeving, of business users voorzien van een gebruiksvriendelijk formulier om getekende contracten in te dienen. Gedurende dit proces worden gebruikers ertoe bewogen om belangrijke eigenschappen van het contract te registreren (ingangsdatum, looptijd & termijnen, change of ownership clausules, etc) welke later kunnen worden gebruikt ten behoeve van gedetailleerde rapportages en notificaties.
Specifieke eigenschappen kunnen worden vastgelegd bij de initiatie van zaken of gedurende het opslagproces van documenten. Om snel een statusupdate van een dossier vast te kunnen leggen binnen Outlook is een dataset beschikbaar om een geavanceerd BI dashboard te creëren, die bijvoorbeeld kan worden gebruikt voor claims rapportage e.d. Custodian for Legal gebruikers profiteren tevens van de krachtige zoekfunctionaliteit van SharePoint en Qwickr om documenten, artikelen en/of subject matter experts snel te vinden en gebruiken, en persoonlijke zoekvragen op te slaan om zo snel zelf samengestelde data-sets te kunnen oproepen.
Afdelingen kunnen belangrijke kennisdocumenten en corporate document sjablonen zodanig structureren dat deze eenvoudig toegankelijk zijn voor de gehele afdeling of voor andere afdelingen. Door sjabloon beheer te centraliseren wordt compliance geoptimaliseerd, en zijn altijd de meeste actuele versies van sjabloon beschikbaar.
Custodian for Legal voor Professionele Dienstverlening
Definieer cliënten, projecten of andere dossiertypes en creëer herbruikbare structuren om alle essentiële informatie op te slaan, eenvoudig geïntegreerd in de vertrouwde interface van Microsoft Outlook en toegankelijk voor alle relevante teamleden.
Verbeter efficiëntie en compliance door een software supported filing systeem te gebruiken. Analyseer data die door alle gebruikers gefiled wordt in het systeem, en match inkomende communicatie in de vorm van emails en bijlagen met de beschikbare content. Eindgebruikers ontvangen suggesties voor de juiste locatie, of kunnen het filen op de juiste locatie zelfs volledig automatiseren.
Custodian for Legal gebruikers profiteren tevens van de krachtige zoekfunctionaliteit van SharePoint en Qwickr om documenten, artikelen en/of subject matter experts snel te vinden en gebruiken, en persoonlijke zoekvragen op te slaan om zo snel zelf samengestelde data-sets te kunnen oproepen.
Door gebruik te maken van de samenwerkingsfunctionaliteit van SharePoint Online en Microsoft Teams kunnen professionals specifieke en uiteraard zeer goed beveiligde omgevingen delen met externe gebruikers of andere kantoren.
Custodian for Legal gebruikers kunnen eenvoudig nieuws & updates, nieuwe versies van documenten of bepaalde instructies overbrengen richting cliënten of binnen de organisatie. Creëer blogs en uitgebreide pagina’s met simpele wizards binnen de gebruiksvriendelijke layout van SharePoint. De functionaliteit om documenten te delen biedt de mogelijkheid om een dealroom in te richten voor een specifiek project waarbij externe gebruikers betrokken zijn.
Ga verder dan het traditionele document- of email management door optimaal gebruik te maken van SharePoint/O365 functionaliteiten als planners, taken, status rapportages, nieuwskanalen, tijdlijnen, instant messaging en OneNote. Organisaties automatiseren hun dossierbehandeling (taken, mijlpalen, document templates, etc) voor zowel eenvoudige als complexe zaken door een matter template te ontwikkelen. Professionals houden eenvoudig het overzicht op hun werk vanuit Outlook, terwijl managers vanuit dezelfde omgeving kunnen rapporteren op voortgang, declarabiliteit, risico’s en andere essentiële KPI’s door middel van intuïtieve BI dashboards.
