Custodian for Legal
Custodian for Legal voor Advocatenkantoren
Beheer uw interne archivering voor structuren, documenten en e-mails in Outlook. Verbind daarnaast archieven (bijvoorbeeld deal rooms of kennisopslag) met Outlook om offline toegang te krijgen, snel naar informatie te zoeken en eenvoudig documenten te verplaatsen tussen verschillende locaties door drag-and-drop. Deze oplossingen zijn beschikbaar voor SharePoint, SharePoint Online (Office 365), HighQ, iManage werk, etc.
Verhoog efficiëntie en verbeter compliance door een software ondersteund archiveringssysteem te gebruiken. Analyseer de gearchiveerde data in het systeem en stem inkomende e-mailcommunicatie en -bijlagen overeen met beschikbare content. Eindgebruikers ontvangen dan voorgestelde locaties voor archivering of het archiveren kan volledig worden geautomatiseerd.
Deze oplossing overstijgt het traditioneel beheren van zaken door te profiteren van originele SharePoint en Office 365 functies, zoals taken, statusrapporten, news feeds, tijdlijnen, instant messaging en OneNote. Organisaties kunnen hun manier van dossierbehandeling (taken, mijlpalen, document templates, etc.) automatiseren voor simpele en complexe zaken in de vorm van een template. Professionals kunnen eenvoudig hun werk en vooruitgang vanuit Ootlook bijhouden, terwijl managers kunnen rapporteren over vooruitgang, billability, risico’s en andere belangrijke KPI’s via intuïtieve BI dashboards.
Profiteer van de opbouwende, externe deelmogelijkheden van SharePoint online en sta toe dat professionals specifieke en veilige locaties kunnen delen met externe gebruikers of organisaties. Juridische professionals gebruiken dit meestal als deal room voor M&A transacties of om de service voor cliënten te maximaliseren door een veilig en vriendelijk cliëntportaal te bieden. Cliëntportalen kunnen gebruikt worden om documenten, nieuws, status updates en Q&A’s te delen of zelfs om toegang tot self-service Expert systems die reguliere juridische taken zoals het creëren van NDA’s of risicobeoordelingen te bieden.
Creëer nieuwe documenten op basis van uw zakelijke templates, voeg samen met externe data, pas zakelijke stijl toe en zorg ervoor dat best practices worden gebruikt. De evalueer- en vergelijkfuncties leveren grote efficiëntieverbeteringen en kunnen geïntegreerd worden met oplossingen van DocsCorp, Workshare of SmashDocs.
Automatiseer het volledige proces voor werknemers om interne en externe documenten voor kennisverzameling te suggereren en beoordelen en laat kennisbeheerders eenvoudig kennisdocumenten evalueren, aanpssen en organiseren vanuit Outlook. Gebruikers profiteren van de krachtige zoekmogelijkheden van SharePoint en Qwickr, waardoor ze documenten, artikelen en/of vakdeskundigen snel kunnen vinden en gebruiken, en ze persoonlijke zoekopdrachten voor het snel verkrijgen van op maat gemaakte datasets kunnen opslaan.
Custodian for Legal voor Juridische Afdelingen
Maak het mogelijk voor juridische afdelingen om een compleet matter management oplossing te implementeren bovenop de (bestaande) SharePoint/Office 365 oplossing zonder noodzaak voor additionele hardware of complexe IT-projecten. Registreer alle zakelijke en belangrijke informatie over zaken en intuïtieve systemen. Gebruikers weten namelijk al hoe ze Outlook kunnen gebruiken. Maak het mogelijk voor juridische professionals om hun zaken, status updates, documenten en e-mails vanuit Outlook te beheren, terwijl de general counsel altijd de laatste informatie ter beschikking heeft.
Automatiseer de manier waarop diverse afdelingen corresponderen met juristen en bied mogelijkheden voor afdelingen om assistentie te vragen aan juristen via een van tevoren vastgesteld triage proces. Op deze manier is alle vereiste informatie voorzien van een verzoek en wordt deze naar de juiste personen binnen de juridische afdeling geleid. Als gevolg hiervan kunnen juridische professionals meteen beginnen met werken aan de zaak in plaats van het moeten verzamelen van additionele informatie of het moeten doorsturen van incorrecte verzoeken naar andere mensen binnen de organisatie. Het automatiseren van de volledige verzoeken resulteert ook in accurate data voor rapporteerdoeleinden zoals reactie- of resolutietijden.
Grote organisaties moeten vaak zorgen voor diverse juridische entiteiten die allemaal hun eigen structuur, zakelijke documenten, rapporteervoorwaarden, aandeelhouders, etc. hebben. Sta juridische afdelingen toe om deze entiteiten op een veilige en gestructureerde manier te organiseren, zodat deze afgestemd kunnen worden op de behoeften van de organisatie. Dit bevat bijvoorbeeld ook het inplannen van herinneringen voor het vernieuwen van contracten en officiële archiveringsmomenten.
Het bieden van de mogelijkheid om ondertekende contracten vanuit Outlook te uploaden aan juridische gebruikers of van een vriendelijk formulier voor het indienen van ondertekende contracten aan zakelijke gebruikers, zijn simpele manieren om alle uitgevoerde documenten in een organisatie te verzamelen. Tijdens het archiveren van contracten worden gebruikers gevraagd om belangrijke eigenschappen (ingangsdatum, verlengingsperiode, verandering van eigenaarschap clausule, etc.) van een contract te registeren, terwijl deze eigenschappen dan ingezet kunnen worden voor gedetailleerde rapportages en notificaties in de toekomst.
Afhankelijk van de eisen voor rapportering van de afdeling kunnen specifieke eigenschappen vastgelegd worden tijdens de creatie van zaken of het opslaan van (specifieke) documenten. Om deze eigenschappen vast te leggen en dit te combineren met de mogelijkheid voor juridische professionals om snel een status update van hun zaak vanuit de vertrouwde interface van Outlook te registreren, wordt een dataset aangedragen die gebruikt kan worden om geavanceerde BI dashboard te creëren dat voornamelijk gebruikt wordt voor het rapporteren van claims en financiële impact, statusoverzichten van zaken, dashboards voor het vernieuwen van contracten, etc. Los gezien van de BI dashboard profiteren gebruikers van de krachtige zoekmogelijkheden van SharePoint en Qwickr, waardoor ze documenten, artikelen en/of vakdeskundigen snel kunnen vinden en gebruiken, en ze persoonlijke zoekopdrachten voor het snel verkrijgen van op maat gemaakte data sets zoals “Alle contracten verlopen in 60 dagen” of “Alle communicatie gerelateerd tot een specifieke zaak” kunnen opslaan.
Sta afdelingen toe om hun belangrijke kennisdocumenten en zakelijke templates van documenten te structuren op een manier dat zij toegankelijk zijn voor de hele afdeling of andere afdelingen. Door het centraliseren van template management is het mogelijk om compliance te optimaliseren en de laatste versies van zakelijke templates beschikbaar te maken in plaats van kopieën van (verouderde) documenten.
Custodian for Legal voor Juridische Dienstverleners
Profiteer van de opbouwende, externe deelmogelijkheden van SharePoint online en Office 365 en voorzie uw cliënten van een op maat gemaakte landingspagina, waardoor ze toegang krijgen tot documenten, kennis en andere informatie. Dit stelt juridische service aanbieders in staat om een op maat gemaakte clïentenpagina voor clïenten te maken die gebruikt kan worden om documenten inclusief versiecontrole en geautomatiseerde notificaties, nieuws, status updates en Q&A’s te delen, of zelfs om toegang tot self-service Expert systems die reguliere juridische taken zoals het creëren van NDA’s of risicobeoordelingen te bieden.
Gebruikers profiteren van de krachtige zoekmogelijkheden van SharePoint en Qwickr, waardoor ze documenten, artikelen en/of vakdeskundigen snel kunnen vinden en gebruiken, en ze persoonlijke zoekopdrachten voor het snel verkrijgen van op maat gemaakte data sets zoals “Alle contracten verlopen in 60 dagen” of “Alle communicatie gerelateerd tot een specifieke zaak” kunnen opslaan.
Profiteer van de opbouwende, externe deelmogelijkheden van SharePoint online en sta toe dat professionals specifieke en extreem veilige locaties kunnen delen met externe gebruikers of organisaties. Juridische professionals gebruiken dit doorgaans als deal room voor M&A transacties of andere transacties, waarbij een hoog volume en veilige uitwisseling van documenten met een of meerdere externe organisaties vereist is.
Promoot nieuws updates, bijgewerkte documenten of instructies bij uw cliënten of binnen uw eigen organisatie. Profiteer van de vriendelijke lay-out van SharePoint die u toestaat om blogs en geavanceerde pagina’s met eenvoudige assistentie te creëren. Of gebruik de functie voor het delen van documenten om een deal room te bouwen rondom een specifieke transactie of project.
Overstijg het traditioneel beheren van documenten of e-mails door te profiteren van de originele SharePoint en Office 365 functies, zoals taken, statusrapporten, news feeds, tijdlijnen, instant messaging en OneNote. Organisaties kunnen hun manier van dossierbehandeling (taken, mijlpalen, document templates, etc.) automatiseren voor simpele en complexe zaken in de vorm van een template. Professionals kunnen eenvoudig hun werk en vooruitgang vanuit Outlook bijhouden, terwijl managers kunnen rapporteren over vooruitgang, billability, risico’s en andere belangrijke KPI’s via intuïtieve BI dashboards.
